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Wie archiviere ich meine Bernstein - Inklusen = Einschlüsse?

Nach diesem System kann handschriftlich oder mit Computer gearbeitet werden. Das Suchen und Finden bestimmter Inklusen in einer großen Sammlung ist bei handschriftlicher Archivierung natürlich aufwendiger.
Mit dem Computer geht das Suchen denkbar einfach: auf BEARBEITEN, dann auf SUCHEN klicken und das Wort eingeben, nach dem gesucht werden soll. Voraussetzung: man hat einheitliche Bezeichnungen.

Hier ein Beispiel aus meiner Sammlung:

1. Die Inklusensteine, die in die Sammlung aufgenommen werden sollen, bekommen eine fortlaufende Nummer.
2. Sind mehrere erwähnenswerte Inklusen in einem Stein, so bekommen sie Unternummern.
3. Ev. kann die Art der Aufbewahrung vermerkt werden, z.B. k = kleines Deckeldöschen.
4. Die Inkluse kann mit einer systematischen Schlüsselnummer versehen werden (siehe unter Tipp 23).
5. Deutscher Name.
6. Systematische Obergruppe/n.
7. Systematische Untergruppe/n.
8. Besonderheiten, z.B. Holotypus.

Weitere Spalten können eingerichtet werden:
9. Wer hat die Inkluse bestimmt?
10. Sammelt man auch Inklusen aus nicht-baltischem Bernstein, kann man eine Spalte mit der Herkunft ergänzen.
11. Von wem/wo erworben...
12. Wert des Steines (z.B. verschlüsselt: 1 (bis 10 EUR), 2 (bis 25 EUR), 3 (bis 50 EUR) usw.
13. Erhaltungszustand (z.B. 1-6).
14. Konserviert oder nicht (z.B. L=Lackmethode, H=Kunstharz).
15. Foto (z.B. 54/15 bedeutet: Film 54, Bildnummer 15 oder D741 bedeutet: digitales Foto Nummer 741).

Ich persönlich arbeite zweigleisig: handschriftlich notiere ich alle o.g. Punkte, in den Computer gebe ich nur 1. - 9. ein.